Noveria InternTableau de suivi des candidatures de stage : colonnes et statuts
Un tableau de suivi des candidatures de stage te dit, pour chaque démarche, où tu as postulé, ce que tu as envoyé et ce que tu dois faire ensuite. Il suffit de neuf colonnes, six statuts et une revue de quinze minutes par semaine. La colonne la plus importante : la prochaine action.
« En attente » décrit une situation ; « vérifier le portail candidat jeudi » te permet d'agir. Associe toujours une action à une date et à un historique court. Un tableur suffit, ou un outil dédié, à condition de le tenir à jour.
Quelles colonnes mettre dans un tableau de suivi de candidatures ?
Commence avec ces neuf champs. Tu en ajouteras si un vrai besoin apparaît.
- Entreprise et intitulé : l'identification précise du stage.
- Lien et référence : l'annonce d'origine ou le canal utilisé.
- Lieu et période : à comparer avec tes contraintes et ta convention.
- Contact : la personne ou l'équipe avec qui tu as échangé.
- Date de candidature : seulement une fois l'envoi vraiment terminé.
- Statut : l'étape actuelle, selon des définitions stables.
- Dernier échange : date et résumé factuel de la réponse.
- Prochaine action et date : ce que tu prévois de faire, et quand.
- Documents envoyés : la version du CV, de la lettre et du portfolio transmis.
Une ligne par candidature. Si la même annonce apparaît sur plusieurs sites, vérifie la référence avant d'ouvrir une nouvelle ligne : tu éviteras les doublons et les relances en double.
Six statuts faciles à interpréter
À étudier, à préparer, envoyée, échange en cours, entretien, clôturée. Chaque statut doit correspondre à un fait :
- Envoyée : le formulaire est validé ou le message est bien parti. Un formulaire commencé n'est pas une candidature.
- Entretien : un échange de recrutement est proposé ou planifié.
- Clôturée : précise pourquoi (refus reçu, candidature retirée, offre acceptée ailleurs, pas de suite après ta dernière relance).
Ne classe pas une candidature en refus après quelques jours de silence. Tu peux décider de ne plus y consacrer de temps tout en gardant une description exacte de la situation.
Un exemple de tableau de suivi (fictif)
Trois lignes simplifiées ; les entreprises sont inventées.
| Entreprise · stage | Statut | Dernière action | Prochaine action | Document |
|---|---|---|---|---|
| Atelier Horizon · marketing | À préparer | Annonce étudiée lundi | Adapter le CV et vérifier les dates, mardi | CV marketing (en cours) |
| Delta Mobilité · contrôle de gestion | Envoyée | Candidature validée mardi, accusé reçu | Consulter le portail à la date de l'accusé | CV finance v2 |
| Studio Rivage · communication | Entretien | Rendez-vous confirmé pour vendredi | Préparer deux projets et tester le lien visio, jeudi | Portfolio communication |
Chaque ligne dit immédiatement quoi faire. Tu filtres les actions du jour sans relire toute ta boîte mail.
Noter la bonne version des documents
Une candidature personnalisée part avec un CV et un message différents de ceux envoyés ailleurs. Note la version transmise, pour retrouver les formulations exactes avant l'entretien.
Garde aussi une copie de l'annonce pour toi : elle peut être modifiée ou retirée avant ton entretien. Si ton portfolio est une page que tu mets à jour, note les projets cités dans chaque message (voir le guide Portfolio étudiant pour un stage).
La revue de chaque semaine
- Les échéances : entretiens, tests, dates limites.
- Les réponses reçues : statut et dernier échange à jour.
- Les candidatures qui demandent une action : relances, compléments.
- Les nouvelles offres à étudier.
Pour une candidature sans réponse, adapte la relance aux consignes du recruteur : le tableau rappelle une date, il ne doit pas te pousser à envoyer le même message à tout le monde. Délais et modèles dans le guide Relancer une candidature de stage.
Utiliser le suivi pour ajuster ta recherche
Après plusieurs semaines, regarde où ton parcours bloque. Beaucoup de dossiers commencés mais jamais envoyés : ta préparation est sans doute trop longue. Des échanges qui n'avancent pas : clarifie tes disponibilités ou le métier visé.
Si tu calcules un taux de réponse, définis ce que tu comptes : une réponse humaine, positive ou négative, n'est pas un accusé automatique. Compare des candidatures envoyées sur une période proche et qui ont eu le temps de recevoir une réponse. Quelques lignes ne suffisent pas à juger une méthode.
Questions fréquentes
Un simple tableur (Excel, Google Sheets, Notion) suffit-il ?
Oui, si tu retrouves facilement tes informations et que tu le mets à jour. Un outil dédié facilite le passage d'une étape à l'autre et les rappels. Choisis selon ton volume de candidatures et ton usage réel.
Faut-il partager son tableau avec sa promotion ?
Tu peux partager des offres et des conseils. Ne diffuse pas les messages privés, les coordonnées des recruteurs ou les informations personnelles de tes contacts sans leur accord. Une vue allégée suffit pour travailler à plusieurs.
Combien de candidatures suivre en même temps ?
Autant que tu peux en personnaliser et en relancer correctement. Le tableau te le dira vite : si les prochaines actions s'accumulent en retard, ralentis les nouveaux envois.
Centraliser les prochaines étapes
Dans Noveria Intern, l'onglet Suivi d'offre fait ce tableau pour toi : chaque offre gardée y entre, avec pour chaque contact la date d'envoi, la relance et la réponse, et Noveria te signale quand une relance est due, brouillon prêt à relire. Quel que soit l'outil, garde une règle simple : chaque démarche active a une prochaine action identifiable.